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O lado bom disso tudo é que, nos dias de hoje, existem muitas opções e ações assertivas que podem ser tomadas pelos gestores, de forma que as dificuldades sejam superadas e as atividades institucionais funcionem da melhor forma possível, sem interrupções ou custos desnecessários. Continue sua leitura e descubra como fazer isso.

O conteúdo a seguir apresenta o que foi discutido no Webinar “Os 10 Maiores Desafios da Gestão de Frota e como Resolvê-los”, que você pode assistir aqui.
 

Afinal, o que caracteriza uma gestão de frotas eficiente?

A gestão de frotas pode ser definida como um processo continuo de gerenciamento e administração não apenas dos veículos de uma empresa, mas também de todos os fatores que estão relacionados a eles, como condutores, combustíveis, manutenção e assim por diante.

Quando ela é bem-feita, é possível experimentar benefícios muito interessantes, notadamente em um mercado tão competitivo como o de hoje. Além da possibilidade de uma grande economia de custos, a gestão de frotas eficiente traz vantagens relevantes, que se refletem em uma equipe mais motivada, maior produtividade, clientes mais satisfeitos e uma marca com mais credibilidade.
 

Quais os benefícios em ser  bem sucedido com os 10 maiores desafios?

A administração estratégica dos veículos e de tudo o que for relacionado a eles é fundamental, até para descobrir se determinados processos estão sendo caros demais ou pouco eficientes. Primeiro, confira os principais benefícios de administrar da melhor forma os desafios que serão apresentados.
 

Ganho de eficiência operacional

Um dos grandes benefícios que a gestão de frotas eficiente proporciona é o ganho de eficiência operacional. Nos dias de hoje, isso é uma tremenda vantagem, pois os clientes estão cada vez mais exigentes e não hesitam apenas em mudar quando um serviço é mal feito, como também se posicionam e reclamam publicamente em suas redes sociais.

Por isso, empresas que anseiam pelo sucesso não podem se arriscar a experimentarem problemas nas suas atividades, como quebras de veículos ou número insuficiente de condutores em determinados períodos, por exemplo. Planejar rotas que podem ser mais assertivas, com previsões mais precisas de horários de partida e chegada é algo essencial.
 

 

Redução de gastos de manutenção

Pensando em frota, nos vem à mente que a manutenção é responsável por boa parte das despesas.  Por isso, é sempre bom reforçar que a gestão adequada pode reduzir consideravelmente os gastos com isso. Com tamanha economia, é possível, por exemplo, aplicar recursos em outros setores relevantes do negócio.

Quando o gerenciamento é feito com mais atenção ou mesmo com a terceirização do serviço, é possível elaborar um excelente planejamento e o aprimoramento das revisões veiculares, aumentando a efetividade e a vida útil das peças. Em uma perspectiva de longo prazo, até mesmo as taxas de acidentes diminuem, limitando o preço dos seguros automotivos.
 

Maior satisfação dos clientes internos

A gestão de frotas eficiente é importante também para promover maior satisfação dos clientes internos da empresa, os condutores. Em muitos casos, quando se conta com o auxílio da tecnologia para entender o comportamento dos condutores, um gestor tem em suas mãos melhores informações para traçar uma política de frota mais assertiva e integrativa com os anseios e hábitos deles.
 

Quais os 10 maiores desafios da gestão de frotas?
 

Jacqueline Silva – Gestora de Mobilidade AstraZeneca, Pedro Reis – CEO ALD Brasil, Alexandre Valadão - Diretor Comercial & Marketing ALD Brasil.

Depois de conhecer alguns dos benefícios da gestão de frotas eficiente, vamos falar também sobre os seus 10 maiores desafios, que foram amplamente debatidos por especialistas em nosso Webinar.
 

1. Política de frota e gestão de custo

De forma resumida, uma política de frota visa definir alguns processos e procedimentos que regerão a utilização dos veículos próprios ou locados por uma empresa, bem como todos os fatores ligados a eles. A ideia é estabelecer um padrão de comportamento e excelência, promovendo uma melhor gestão de custo e minimizando despesas desnecessárias.

Alexandre Valadão, Diretor Comercial & Marketing da ALD, ressalta que: “conversando com gestores, podemos ver que a política de frota está muito atrelada à escolha do veículo. No entanto, a política de frota não é só isso. É muito importante que a gente pense na relação do contrato entre empresa veículo e condutor”.

Ou seja, é fundamental estipular normas, ações e medidas, de maneira que se formalizem todas as práticas para o uso dos carros, de maneira organizada e mais eficiente. Também é essencial se antecipar aos possíveis problemas, instituindo um programa de manutenção estratégica e preventiva.
 

2. Indicadores estratégicos de gestão para tomada de decisão 

Todo gestor precisa lidar com a responsabilidade da tomada de decisões para sua frota. Nesse sentido, o uso de indicadores estratégicos pode ser extremante valioso, ajudando a trazer dados que podem direcionar o raciocínio e fazer a diferença no final das contas.

No entanto, nem sempre isso é fácil de ser feito e, comumente, existe muita confusão e baixa assertividade nesse sentido. Pedro Reis, CEO da ALD Brasil, diz: “quando nós falamos de gestão de indicadores, estamos falando de informação. Essa gestão de informações deve ser feita de forma organizada e fácil para o gestor da frota”.

Na prática, isso significa que é preciso ter um bom planejamento, estipulando métricas específicas e condizentes com a realidade do negócio. Entre elas, podemos citar o “tempo médio de conclusão do trabalho”, “quantidade de viagens realizadas”, “sinistralidade por motorista”, “consumo por tipo de combustível” e assim por diante.
 

3. Gestão eficiente dos custos

Independentemente da área ou segmento de mercado, nenhuma empresa consegue sobreviver por muito tempo em um momento de tanta competitividade se não fizer uma gestão eficiente dos custos. Quando a operação inclui mobilidade, isso é ainda mais relevante, pois existem inúmeros “ralos” de dinheiro na operação.

Por isso mesmo, Alexandre Valadão, ressalta um benefício de terceirizar o serviço e, com isso, alguns riscos: “uma empresa com frota própria tem uma quantidade maior de indicadores para controlar. Quando a frota é terceirizada, grande parte dos custos estão incorporados ao valor da mensalidade”.

Com a terceirização, diversas ações passam a ser tomadas pela prestadora, permitindo um foco maior na atividade base do negócio e menos preocupações com eventualidades. Além disso, como os carros não são próprios, é muito mais simples atualizar a frota, apenas solicitando mudanças ou fazendo outros tipos de contrato.
 

4. Nutrir o foco no core business e produtividade

Falando na atividade base do negócio, um dos maiores desafios da gestão de frotas é justamente o de nutrir o foco no core business e produtividade. Quando existem muitos setores e detalhes envolvidos na operação, é comum que gestores e colaboradores possam ficar dispersos na rotina, deixando de criar o diferencial necessário para o sucesso. 

Pedro Reis pontua: “o core business, na prática, significa o negócio principal, que traz rentabilidade para a própria empresa. Por vezes, a frota é vista como uma atividade acessória, e sua gestão se torna um fardo. Contar com uma empresa especializada em gestão de frota, portanto, ajuda a ganhar muito em termos de produtividade”.

Hoje em dia, muitas organizações terceirizam para aperfeiçoar os seus serviços e concentrar-se na atividade-fim, fazendo com que todos os esforços sejam direcionados para a área de atuação. Isso fortalece o posicionamento estratégico da companhia, porque o elevado nível de especialização oferece bons resultados e aumenta as chances de sucesso.

 

5. Gerenciar riscos operacionais e financeiros

Invariavelmente, quem atua com frotas sabe que é um ramo que conta com muitos riscos operacionais. No Brasil, podemos identificar questões como a inflação, valorização ou desvalorização de nossa moeda, alteração no custo de veículos, peças e serviços, entre outros.

Nesse sentido, o gerenciamento dos riscos financeiros também se faz fundamental. Muitos dos grandes desafios do segmento estão na parte econômica, especialmente por conta de questões como a sazonalidade, sinistralidades e tributações elevadas. Com isso, tudo o que puder ser feito para reduzir despesas sem perder qualidade na operação é muito válido.

Alexandre Valadão, Diretor Comercial & Marketing da ALD Automotive: “quando a gente fala em risco operacional em gestão de frota, um ponto de reflexão é o modelo de contratação. A gente vive em um país extremamente volátil, o que se acentuou muito por conta da pandemia. A terceirização de frota transfere muito dessa volatilidade”.  
 

 

6. Promover a segurança dos condutores e conservação dos veículos

Promover a segurança entre os condutores é essencial. É recomendável que eles estejam muito bem familiarizados com práticas de segurança no trânsito, com direcionamentos para situações diversas.

Valadão exemplifica: “eu acho que o ponto de partida é uma política de frota consistente, que dê claramente os direitos e responsabilidades. Eu vejo a segurança olhando a conservação do veículo, com a observação do manual, revisões em dia e percebendo desvios no veículo. Outro ponto é olhando para o condutor, com seu perfil de condução e adotando ações corretivas”.

Tudo isso, aliás, também tem forte influência na conservação dos veículos, em curto, médio e longo prazos. Um modelo que precisaria de trocas de peças com 30 mil quilômetros rodados, por exemplo, pode ter essa manutenção postergada até por alguns meses, desde que ele seja utilizado de maneira adequada e sofra menos desgastes.
 

7. Garantir a satisfação dos clientes internos

Você já parou para pensar que a gestão de frota inteligente permite que você garanta a satisfação dos clientes internos? Para muitos especialistas na área, essa administração estratégica de toda a operação logística e de transportes é a base do sucesso, que pode chegar com mais facilidade se você contar com ajuda especializada e recursos modernos.

Jacqueline Silva, Gestora de Mobilidade da AstraZeneca e mediadora do webinar, acrescenta: “a tecnologia é muito importante, o time de frota que está no campo perdia muito tempo com ligações para 0800, por exemplo. Hoje, na palma da mão, é possível resolver tudo muito rápido. Fica muito mais fácil se programar”.

Isso quer dizer que, contratando um serviço de gestão de frota possua soluções tecnológicas como um App para os condutores solucionarem suas questões, seus colaboradores e seu negócio serão melhor atendidos em caso de eventualidades, o que abre a possibilidade de realinhar estratégias, tomar decisões assertiva, sem perder tempo ou dinheiro.
 

 

8. Automação de fluxos de atendimento

A automação é um conceito pelo qual procedimentos e ações são controlados e executados por meio de dispositivos ou sistemas, que substituem, parcial ou totalmente, o trabalho humano. Com um bom software, o próprio mecanismo verifica seus parâmetros e indicadores, efetuando medições e introduzindo correções, sem a necessidade da interferência humana.

Pedro Reis, CEO da ALD Automotive, explica: “hoje em dia, está tudo basicamente na palma de nossa mão. Dessa forma, nós conseguimos interagir com o cliente, porque ele consegue fazer a demanda dos serviços. O digital é fundamental, pois permite que as coisas sejam mais simples e mais fáceis para todo mundo”.

Na prática, quando você terceiriza a frota e/ou sua gestão com uma empresa especializada como a ALD Automotive, você experimenta um tremendo diferencial por meio da automação de fluxos de atendimento. Suas demandas e necessidades serão avaliadas e atendidas o quanto antes, assegurando a continuidade da operação e a qualidade do serviço. 
 

9. Inovar e implantar sustentabilidade na frota

Uma das formas de sobreviver e ter sucesso no mercado de hoje é por meio da inovação. Isso não quer dizer que você precise inventar algo totalmente novo ou repleto de tecnologia, mas sim que você deve oferecer algo diferente e melhor para seus condutores. É um processo contínuo e que não pode (e não deve) parar!

Além disso, as mudanças não podem ser feitas de qualquer maneira, uma vez que precisam estar em sintonia com as demandas da sociedade. Sendo assim, vale lembrar que uma das mais relevantes está na redução dos impactos ao meio ambiente, fazendo com que instituições consideradas “verdes” ganhem um excelente diferencial competitivo.

Alexandre Valadão diz: “a ALD recriou um pouco o seu modelo de negócio aqui no Brasil. Antes a gente tinha um pilar efetivo de gestão e terceirização de frotas e cada vez mais esse pilar está derivando para outros pilares de negócio. A gente tem um pilar de mobilidade e um de sustentabilidade, focados em apoiar os nossos clientes nesses sentidos”.
 

 

 10. Avaliar o modelo de negócio e oportunidades

Por fim, o último dos 10 maiores desafios da gestão de frota que foi debatido no webinar foi avaliar o modelo de negócio e oportunidades. Por mais que você tenha um excelente planejamento e uma incrível definição para a operação da sua empresa, é sempre importante refletir e compreender se o caminho escolhido é o mais adequado. 

Muitas vezes, pequenas mudanças podem levar a oportunidades gigantes, reduzindo despesas que são desnecessárias e abrindo a possibilidade, por exemplo, de mais investimentos.

Valadão reforça: “a questão da transição de frota própria para frota terceirizada é um tema que ganhou relevância nos últimos anos, por conta da pandemia. Empresas começaram a olhar para uma necessidade maior de caixa. A terceirização se encaixa nisso, pois a empresa conta com mais serviços e tem a possibilidade de se planejar melhor para a troca dos veículos”.

Sales & Lease Back de frota: o que é, como funciona e vantagens
 

Perguntas e respostas

Durante o webinar, pedimos que os expectadores fizessem algumas perguntas e tirassem suas dúvidas sobre temas relacionados aos desafios da gestão de frotas e como resolvê-los. Talvez alguma das dúvidas também seja sua, confira:
 

Quais são os custos invisíveis da gestão de frota?

Os custos invisíveis da gestão de frota são muito relevantes. Daqueles gastos primários que todo mundo conhece, como manutenção, combustível, multas e seguro, temos outros que não se enquadram em nenhuma dessas classificações.

Eles ocorrem, por exemplo, quando você conta com uma frota mal dimensionada, realiza manutenções inadequadas ou desnecessárias, tem um desgaste exagerado dos veículos, experimenta uma depreciação dos modelos adquiridos e assim por diante. Uma solução rápida e eficaz para tudo isso demanda uma administração mais assertiva e/ou a terceirização.
 

​Qual o período ideal para revisar uma política de frotas?

O período ideal para revisar uma política de frotas é outra questão interessante e que foi levantada durante o nosso webinar. Logicamente, não existe uma resposta única para tal pergunta, pois a tomada de decisão deve ser feita levando em consideração as demandas da empresa, sua área de atuação, mudanças na legislação de trânsito e assim por diante.

Na prática, podemos afirmar que, sempre que houver mudanças em pontos chaves da instituição ou nas normas de trânsito, é recomendável atualizar e revisar os procedimentos e determinações. Você pode definir uma periodicidade mínima para examinar e reformular o conteúdo, sendo que o mais comum a ser indicado são 12 meses.
 

​Como promover uma experiência melhor aos condutores?

Pouco adianta acertar em cheio nos veículos da frota e nas estratégias de gestão se os profissionais que realizam o serviço não estiverem satisfeitos, não é mesmo? Por isso, uma pergunta que chamou a atenção durante o nosso webinar foi sobre como promover uma experiência melhor para os condutores.

Obviamente, isso pode ser feito de diversas maneiras, dentre as quais uma definição clara de política de frota. Ela oferece mais segurança e mostra que a empresa está dando o devido valor para o setor. Além disso, existem medidas específicas, como promover um bom ambiente de trabalho, oferecer treinamentos esporádicos e reforçar os cuidados com o sono.
 

 

Com os prazos de entrega longos de veículos, existem alternativas para atender novos condutores a médio prazo?

Aqui na ALD, como exemplo, buscamos a flexibilidade para solucionar essa questão. O ALD Flex poderá atender a necessidade de mobilidade de médio prazo e permitir que você se concentre no que faz de melhor, pois temos veículos disponíveis com entrega em até 2 dias nessa modalidade.
 

Qual a diferença entre TCO e TCM?

O TCO (Total Coast of Ownership) está mais focado no veículo, é o custo de se “ter” o veículo. Estamos falando da depreciação, da manutenção, ipva, seguro, etc. O TCM (Total Coast of Mobility) tem ganhado notoriedade porque cada vez mais as empresas estão pensando em mobilidade, e mobilidade não envolve só o veículo e o colaborador que tem direito ao veículo. Se tenho um colaborador que mora próximo do escritório, será que vale a pena oferecer uma bicicleta a ele? Deixar disponível na empresa carros compartilhados (carsharing)? Mobilidade é um conceito muito mais amplo do que apenas o veículo.

Qual o futuro da gestão de frotas?

O futuro da gestão é enxergar a mobilidade da sua empresa como um todo, iremos cada vez mais abraçar a eletromobilidade e a sustentabilidade de forma geral. Soluções mais inteligentes, tecnológicas e que se importam com o planeta irão ganhar mais espaço na rotina das frotas corporativas.

Qual a estratégia para engajar os colaboradores e incentivar o uso do Etanol?

Um dos desafios da gestão de frotas está relacionado ao engajamento com os colaboradores. É uma questão bastante delicada, pois você pode definir medidas excelentes na política de frota, mas elas não terão o melhor efeito se sua equipe não estiver em perfeita consonância com seus anseios. Por isso, você deve entender que os condutores são uma força motriz da sua empresa.

Nesse sentido, um diálogo aberto e constante com os, se faz imprescindível. É preciso estimular o feedback, para que reivindicações viáveis e razoáveis sejam atendidas. Humanize o ambiente de trabalho e considere benefícios por produtividade, economia de combustível e ausência de multas, por exemplo.

Conscientizar sobre o uso de Etanol como uma forma mais sustentável de abastecimento deve ser constante, através de campanhas internas, e-mails, reuniões, e qualquer outra forma de comunicação que possa ser válida. Você pode fazer uma comparação da emissão de CO2 durante um ano dos veículos mais populares da sua frota abastecendo com gasolina ou etanol e apresentar aos seus condutores, sem dúvidas esses dados irão conscientizar, pois a emissão em vários modelos, por exemplo, pode ser 0 de acordo com o Programa Brasileiro de Etiquetagem (PBE).