Uma frota corporativa move os funcionários e sua empresa para conquista de novos negócios. Uma frota própria pode trazer benefícios em algumas situações, porém, exige maior responsabilidade com os processos diários de sua gestão uma vez que a própria empresa fica responsável pela gestão do ciclo inerente ao veículo. À medida que a frota vai evoluindo, é necessário tratar com mais eficiência e tecnologia as atividades inerentes.
Se você está investindo em ter veículos próprios em sua empresa, é importante saber mais sobre como fazer uma Gestão de Frota própria com estratégias que realmente funcionem e que vão reduzir custos no seu dia a dia.
O que é a gestão de frota própria?
A Gestão de Frotas diz respeito as ações, atividades, planejamentos, geração de normas, entre outros, que estão relacionados com os cuidados com os veículos da sua empresa. Ao optar por uma frota própria, uma série de questões começam a fazer parte dos desafios diretos da sua empresa, incluindo:
- negociação direta com fornecedores (compra de veículo, seguro, manutenção, pneus);
- mais recursos destinados à gestão da frota;
- controles de processos associados (IPVA, licenciamento, multas);
- gestão de serviços para o condutor;
- melhor planejamento financeiro diante da imprevisibilidade;
- ferramentas que proporcionem o controle efetivo da frota e custos relacionados;
- decisão pela troca do veículo, entre outros pontos.
Quais os benefícios de uma gestão de frotas eficiente?
Adotar uma gestão de frotas eficiente e bem-orientada traz diversos benefícios para a empresa, independentemente do setor em que atua. Alguns dos principais deles são:
- normatiza e padroniza processos internos;
- permite identificar pontos que precisam ser alterados para evitar desperdícios de recursos e tempo;
- ajuda na identificação de questões que sejam uma conduta de má-fé por parte dos condutores;
- permite reduzir falhas nos processos relacionados com as frotas do negócio;
- identificar o momento coerente de fazer uma manutenção preventiva e, também, identificar parâmetros importantes para as manutenções corretivas de forma adequada;
- encontrar parceiros importantes que poderão reduzir custos e garantir maior excelência;
- identificar condutas perigosas dos condutores ao volante.
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Como fazer uma boa gestão de frotas?
Conhecer os pilares fundamentais para uma gestão mais eficiente é o ponto de partida.
Criação da política de frota
Transparência nos processos ajuda para que todos os envolvidos possam realizar suas atividades dentro do estabelecido e evitar questões indesejáveis. Uma boa política de frotas, portanto, é fundamental neste cenário.
Esse documento é o responsável por determinar as diretrizes que devem ser seguidas por todos os profissionais da sua empresa. Isso ajuda a manter um controle sobre o que está sendo realizado e, ao mesmo tempo, evitando falhas que possam comprometer os veículos.
No documento, define-se quais são as regras e responsabilidades, direitos e obrigações. Com isso, todas as informações necessárias estarão ali presentes para serem consultadas rapidamente e orientada aos condutores.
Passo a passo dos procedimentos
A criação de procedimentos é outro ponto importante e que pode estar incluso na política de frotas: qual o passo a passo que deve ser seguido nos principais casos que possam ocorrer no dia a dia do condutor. Por exemplo, o que deve ser feito pelo condutor em um caso de sinistro? Quem é o primeiro contato que deve ser acionado? Quais informações ter em mãos? O que fazer para trocar ou devolver o veículo?
Toda comunicação sobre o passo a passo de como seguir em diferentes cenários, ajuda a trazer maior consciência, conforto e segurança nas mais diferentes situações. Outro ponto é que proporciona uma padronização de processos, de forma que todos sabem como agir de uma forma: condutores novos, antigos de casa, substitutos, estarão devidamente alinhados sobre como proceder no que diz respeito à questão dos veículos da empresa.
Alinhamento com a cultura da empresa
A gestão de frota própria precisa estar alinhada com a cultura adotada na sua empresa. Se o seu negócio preza pela excelência em todos os pontos e pela segurança dos condutores, isso vai passar, logicamente, por questões que atravessam os veículos da empresa, entre elas:
- proporcionar segurança para os condutores em todas as etapas do dia a dia e isso perpassa, também, pelo deslocamento com os veículos da empresa;
- fornecer conforto e cuidados com a redução de estresse no dia a dia, o que passa, também, por evitar questões negativas no uso da frota própria;
- garantir melhor comunicação no dia a dia internamente, o que implica em políticas de transparência e padronização de processos, por meio da política de frotas;
- trabalhar apenas com itens de excelência, trazendo veículos que sejam eficientes e com boa manutenção;
- priorizar valores internos da empresa. Por exemplo, se sustentabilidade é um deles, planejar a migração para uma frota de veículos elétricos é uma forma de manter a coerência com a cultura do negócio.
O que ficar atento na Gestão de Frota
Veja a seguir mais alguns pontos principais da gestão de frotas para ficar atento:
Pontos importantes e atualização da Política de Frota
Uma vez realizada, a política deve ser revisada e atualizada com frequência pela equipe de gestão de frota. Processos mudam, o mercado se transforma, e além de observar questões relacionadas aos custos com veículos, manutenção, novas decisões podem precisar ser tomadas de acordo com o comportamento dos condutores.
Recomendamos que sua política de frotas seja revisada e atualizada a cada pelo menos 6 meses, sendo uma revisão mais completa a cada ano. O processo deve incluir as partes interessadas, ser claro e transparente. Estas são áreas que devem ser consideradas:
a) Monitoramento
Certifique-se de coletar dados para apresentar uma imagem precisa de como está o desempenho de sua frota em aspectos importantes, tais como custos e retenção de funcionários.
b) Executar um programa de comunicação
Incluindo dicas, orientações para questões como condições mais seguras de direção ou uma condução do veículo de forma mais econômica.
c) Relacionamento com fabricantes/montadoras
Para obtenção de informações sobre o surgimento de novas tecnologias e áreas importantes como segurança e meio ambiente.
d) Realizar revisões internas regulares
Incentive seus condutores e outras partes interessadas a analisar se as necessidades da frota estão mudando ao longo do tempo e como estas necessidades podem ser atendidas.
e) Mantenha-se informado sobre novas ideias
Conecte-se com outros gestores e frota e acompanhe meios de comunicação do setor para informar-se sobre as últimas tendências e inovações.
Governança da responsabilização do condutor
Em alguns casos, pode ser que a empresa esteja sendo responsável pelos custos das multas dos condutores. Esse custo invisível pode ser deixado de lado sem uma visão mais detalhada sobre os assuntos.
Quando o condutor é o responsável pelas multas, as chances de que ele valorize o ativo da sua empresa pode aumentar consideravelmente. Por isso, estabeleça em quais momentos eles serão responsabilizados e as sanções que serão aplicadas. Quer saber mais sobre custos invisíveis? Garanta um conteúdo especial aqui.
Ferramentas tecnológicas de controle
Quando um gestor não tem o controle de consumo de combustível dos colaboradores, por exemplo, se torna inviável entender os hábitos de consumo e identificar quando acontecer um movimento atípico, trazendo também prejuízos para empresa.
O acompanhamento dessa métrica pode acontecer através da utilização de um cartão combustível personalizado para cada condutor, te oferecendo dados do consumo em plataforma digital. Esse é só um exemplo de como o controle pode acontecer de forma automática e digital.
O que buscar em uma parceria de gestão de frota própria?
A importância de encontrar um parceiro para a gestão da sua frota pode ser imprescindível para evolução da sua empresa. Isso porque uma vez que você tem um parceiro expert em um assunto que foge do core business do seu negócio, sua equipe irá focar no que realmente importa, e poderá ganhar mais produtividade e economia.
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